Die einzelnen Sammlungsstücke rekrutieren sich zum größten Teil aus den Archivbeständen, insbesondere aus Nachlässen und Prozessakten sowie kleineren Schenkungen und Ankäufen. Die Sammlung ist ausschließlich am Objekt orientiert und enthält Material verschiedenster Bildtechniken und -träger, wobei nach Normal-, Über- und Großformaten sowie Alben und digitalen Aufnahmen unterschieden wird. Originale wurden bis zum Jahre 2002 reproduziert und getrennt gelagert. Aus konservatorischen Gründen sind auch Dias, Negative und Glasplatten in gesonderten Serien archiviert und mit eigenen Negativ-Nummern versehen. Die Aufstellungssystematik des Arbeits-Bildarchives sowie die Klassifikation des Bestands gliedern sich in zwei topographische Reihen (Inland und Ausland) nach dem Ortsalphabet, inhaltlich unterteilt nach Einzelansichten. Eine weitere Reihe bildet die nach dem Namensalphabet geordnete Porträtsammlung, die Gruppenaufnahmen mit Einzelverweisen erfasst. Bilddokumente, etwa Ereignisfotos, die für die Landgrafschaft Hessen-Darmstadt bzw. das Großherzogtum/den Volksstaat und schließlich das Bundesland Hessen von Bedeutung sind, sowie Bilddokumente zur Geschichte von Archiven, Hilfswissenschaften, Militär, Polizei, Parteien, Verbänden/Vereinen, Wirtschaft, Brauchtum, einzelnen Bevölkerungsgruppen etc. sind in der sachthematischen Reihe zusammengefasst. Das Arbeits-Bildarchiv wurde nach Eingabe der Titelaufnahmen der Bilder in die Online-Datenbank HADIS geschlossen. Da die erfassten Bilder klassifiziert, digitalisiert und mit der Online-Titelaufnahme des Bildes verknüpft sind, erübrigte sich die Anfertigung von Reproduktionen.
